Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sudah melakukan pengawasan kearsipan terhadap sejumlah kementerian, lembaga dan pemerintah daerah (Pemda). Hasil audit kearsipan eksternal pada kementerian cukup mengejutkan. Dari 34 Kementerian, hanya dua yang mendapatkan penilaian baik, yaitu Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, serta Kementerian Sekretariat Negara.

"Sementara itu, sebanyak 19 kementerian mendapatkan nilai kategori cukup, 4 kementerian dengan nilai kurang dan 11 kementerian dinilai buruk," kata Kepala ANRI Mustari Irawan kepada politikindonesia.com disela-sela Rapat Koordinasi Nasional (Rakornas) Pembinaan Jabatan Fungsional Arsiparis, di Jakarta, Selasa (07/02).

Menurutnya, hasil audit kearsipan terhadap pemda, untuk Provinsi Jawa Timur dan Jawa Tengah mendapatkan nilai dengan kategori baik, 7 pemprov dengan kategori cukup, 5 pemprov dengan nilai kurang, dan 19 pemprov dengan nilai buruk.

"Kondisi kearsipan pada lembaga negara, pemerintah daerah dan perguruan tinggi sangat memprihatinkan. Sehingga perlu didorong untuk pemenuhan kebutuhan arsiparis secara nasional. Itu sebabnya perlu didorong untuk pemenuhan kebutuhan arsiparis secara nasional," ujarnya.

Dijelaskan, kebutuhan arsiparis secara nasional berdasarkan penghitungan formasi arsiparis adalah sebanyak 143.676 orang. Sementara itu, jumlah yang ada sekarang baru ada sebanyak 3.421 orang. Oleh karena itu, pengelolaan arsip harus menjadi perhatian semua pihak.

"Kelalaian terhadap pengelolaan arsip akan mengakibatkan hilangnya aset nasional, bukti kinerja, alat bukti hukum, rekam jejak, dan peradaban suatu bangsa. Serta hilangnya bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa," tegasnya.

Dipaparkan, arsip sebenarnya sudah menjadi kebutuhan dasar bagi setiap lembaga negara, pemerintah daerah dan perguruan tinggi negeri. Bahkan, seluruh komponen bangsa untuk bersama-sama mewujudkan tertib arsip dalam setiap sendi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

"Karena kearsipan memiliki peranan yang sangat penting bagi kehidupan instansi, apalagi di dunia pendidikan. Maka, arsip perlu dikelola dengan baik sehingga ada pihak yang membutuhkan akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Dengan perkembangan teknologi modern seperti sekarang ini, mengakibatkan kedudukan kearsipan semakin meningkat, terutama karena manfaatannya," terangnya.

Sementara itu, Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Asman Abnur yang juga hadir dalam Rakor tersebut meminta kepada lembaga negara, pemda dan perguruan tinggi yang belum melaksanakan tata kelola arsip sesuai dengan amanat peraturan perundang-undangan yang berlaku agar hasil pembinaan dan pengawasan kearsipan yang dilakukan ANRI.

"Mengenai kebutuhan jumlah arsiparis, pihaknya akan menyesuaikan dengan jumlah arsiparis yang dibutuhkan. Minimal satu orang untuk setingkat eselon III atau eselon II. Penambahan jumlah arsiparis pada lembaga negara, pemda dan perguruan tinggi negeri merupakan suatu hal yang mutlak dilakukan dalam rangka mendukung terwujudnya tertib arsip," ucapnya.

Diungkapkan, pemenuhan kebutuhan arsiparis harus memanfaatkan peluang yang ada, khususnya pegawai honorer yang telah diangkat sebagai PNS dan dimungkinkan pengangkatan dalam jabatan fungsional arsiparis dari pengawai negeri non PNS yaitu pegawai pemerintah berdasarkan perjanjian kerja.

"Selain itu, diprioritaskan pada jabatan fungsional umum yang telah melaksanakan kegiatan keqarsipan seperti agendaris, sekretaris, dan penata usahaan, serta jabatan fungsional umum lainnya," pungkasnya.